Número de clientes: 134
Colaboradores envolvidos: 210

​

​

Situação Inicial

Com o crescimento dos clientes, os desafios da empresa também aumentaram, dentre eles: gerenciar as solicitações de atendimento, as atividades diárias de inspeção e as manutenções preventivas. Manter a validade de todos os certificados e licenças prediais, garantindo as renovações em tempo hábil, era uma tarefa árdua e manual. Além disso, era necessário garantir que os fornecedores executassem as atividades de manutenções recorrentes conforme os contratos estabelecidos e criar um canal para tratativa das solicitações de atendimento dos condôminos.
Os registros das atividades eram feitos manualmente, em formulários de papel, e o acompanhamento da execução ocorria em reuniões semanais entre os responsáveis prediais e o gerente operacional, com registros em planilhas compartilhadas.

​

Implantação

 

O projeto foi liderado por um consultor da Lan Solver, que trabalhou com o time de implantação em estreita colaboração com o gerente de serviços e a equipe de operações do cliente.
Como piloto, um dos condomínios mais desafiadores foi selecionado para, posteriormente, servir como modelo a ser replicado para os demais.
Todas as atividades diárias foram categorizadas e digitalizadas em checklists dinâmicos, proporcionando a coleta de dados e evidências de execução. Os certificados e licenças foram cadastrados no sistema e alertas e escalonamentos foram atribuídos para controle de vencimentos, com abertura automática de atividades para a renovação em tempo hábil.
O mapa anual de manutenções foi cadastrado no programador, permitindo a abertura e atribuição automática conforme a recorrência especificada.
Foram criados controles de SLAs e alertas escalonáveis.
Relatórios gerenciais e Dashboards para o acompanhamento em tempo real foram configurados e disponibilizados aos gestores.

​

Desafio

​

Um dos maiores desafios enfrentados durante a implementação da plataforma Lan Solver foi a mudança de paradigma e adaptação à mudança de comportamento da equipe quanto à maneira de trabalhar. Felizmente, a direção da empresa cliente atuou proativamente na consolidação da nova cultura operacional.
Com o novo sistema, eles tiveram que mudar a maneira como trabalhavam para se adaptar à automação de processos, e o time de implantação fez um forte trabalho de treinamento e acompanhamento inicial junto aos gestores prediais.

​

Valor Adicionado

​

Desde a implementação da plataforma Lan Solver, o cliente experimentou melhorias significativas em suas operações. Dentre elas:

​

Redução de erros e retrabalho

A digitalização dos processos de inspeção e manutenção, assim como o controle de vencimentos de certificados e licenças prediais, permitiu reduzir significativamente os erros e retrabalho, uma vez que os registros passaram a ser mais precisos e confiáveis.

​​

Maior eficiência operacional

A automatização dos processos trouxe uma significativa melhora na produtividade, com a redução do tempo gasto na execução das atividades, além de diminuição de custos operacionais.

​

Maior controle e visibilidade

A plataforma da Lan Solver proporcionou o monitoramento em tempo real das atividades em andamento e a geração de relatórios gerenciais e Dashboards operacionais.

​

Melhoria na satisfação do cliente

Foi criado um canal para tratativa das solicitações de atendimento dos condôminos, houve uma melhoria significativa na comunicação entre a empresa e seus clientes, que agora podem acompanhar e interagir em todas as etapas de seus atendimentos. Além disso, pesquisas de satisfação automáticas são enviadas aos condôminos periodicamente.

​​

Redução de riscos

Com o controle de vencimentos de certificados e licenças prediais, foi possível reduzir os riscos operacionais e autuações por órgãos reguladores, o que impactava diretamente na reputação da empresa.

​

Sistemas Utilizados